Door: Martijn Hemminga
In Nederland komt 30% van de medewerkers via het netwerk aan een baan. Dat lijkt een mooie score, maar in de VS is dit 60% en in Italië zelfs 80%. De meeste mensen die via via aan een baan komen krijgen deze via iemand die er al werkt. Want wie kan nu beter (en authentiek) vertellen hoe het is om ergens te werken dan de mensen die er reeds werken?
Maar veel werkgevers onderschatten het belang van een grondige aanpak van het referralprogramma. Het opzetten en onderhouden van het programma kost dan niet veel geld, maar het heeft wel de nodige aandacht en tijd nodig. In onderstaande 9 stappen lees je hoe je het referralprogramma gedegen kunt opzetten.
1. Tevreden en betrokken medewerkers
De basis van werven via eigen medewerkers is dat deze medewerkers het naar hun zin hebben. Medewerkers die ontevreden zullen geen ambassadeur zijn. Sterker nog, ze zullen meer saboteur zijn en juist tegen bekenden zeggen dat ze vooral niet moeten gaan werken waar zij nu werken. Een goede medewerkerstevredenheid en betrokkenheid bij de organisatie is dan ook van groot belang.
2. Stabiele situatie
Een tweede uitgangspunt voor het opzetten van een succesvol referralprogramma is dat er een stabiele situatie is binnen de organisatie. Fusies, reorganisaties en bezuinigingsrondes zorgen voor een onduidelijke toekomst. Ook wanneer er een grote organisatieverandering is geweest, kan het nog jaren duren voordat de effecten ervan zijn uitgewerkt.
3.Eenduidige en duidelijke sollicitatieprocedure
Een goede sollicitatieprocedure is altijd belangrijk. Kandidaten moeten weten waar ze aan toe zijn. Maar ook voor de eigen medewerkers is een heldere procedure onontbeerlijk. Hoe kunnen zij mensen aandragen voor een vacature? Wanneer horen hun bekenden iets van de werkgever? Wanneer horen de eigen medewerkers iets over de door hun aangedragen kandidaat? En wanneer er een aanbrengbonus is, wanneer wordt deze uitgekeerd? Direct, als de proeftijd voorbij is of pas na een half jaar?
4. Passende beloning
Wanneer een medewerker iemand aandraagt is het niet meer dan logisch dat deze persoon daarvoor wordt bedankt. Dat kan met een aanbrengbonus wanneer dat binnen uw cultuur en sector past. Maar het allerbelangrijkste is waardering. Een persoonlijk bedankje voor de geleverde inspanning is vaak al voldoende. Zet de mensen die in een kwartaal goede kandidaten hebben aangedragen in het zonnetje. Op intranet, in het personeelsblad of op een personeelsevenement. Op deze wijze attendeer je andere collega’s ook nog eens op het referralprogramma. Indien je een geldelijke beloning doet, kun je ook kiezen om ieder kwartaal iets anders te doen. Een reischeque, dinerbon, mp3-speler of navigatiesysteem. Op deze wijze spreekt u wellicht medewerkers aan, die bij een bonus in geld niet in actie komen.
5. Intranet als centraal informatiepunt
Gebruik een vaste pagina op intranet waar je alle informatie omtrent het referralprogramma publiceert. Denk bijvoorbeeld aan de eerder genoemde sollicitatieprocedure en de spelregels van het programma. Zorg ook altijd voor een ‘Veelgestelde vragen’-gedeelte (FAQ’s: frequently asked questions). Deze worden altijd goed gelezen en omvatten de meest gestelde vragen van medewerkers. Laat verder een aantal medewerkers aan het woord in testimonials die vertellen hoe zij bekenden hebben aangedragen. En denk aan het publiceren van een overzicht van medewerkers die het meeste aantal mensen hebben weten te werven voor de organisatie. Het in het zonnetje zetten van deze topambassadeurs wordt erg gewaardeerd.
6. Goede interne communicatie
Naast het intranet als vaste informatiebron is het belangrijk om het referralprogramma continu onder de aandacht brengen via andere media. Denk hierbij aan het personeelsblad, (digitale) nieuwsbrieven, posters, direct (e-)mailings, personeelsbijeenkomsten, etc. Medewerkers moeten eraan worden herinnerd en worden geprikkeld om een bijdrage te leveren aan het programma. Om voor structuur te zorgen is het slim om een interne communicatieplanning te maken waarin je boodschap en media goed op elkaar kunt afstemmen. Een overkill aan interne communicatie is natuurlijk ook niet goed voor het eindresultaat.
7. Geef medewerkers tools
Geef medewerkers tools in handen om hun ambassadeurschap kracht bij te zetten. Denk aan flyers of kaartjes die zij kunnen uitdelen of teksten die ze kunnen doorsturen per e-mail, LinkedIn of Hyves. En met de opkomst van online sociale netwerken zijn er ook nieuwe tools bijgekomen zoals widgets (mini programma dat je kunt plaatsen op jouw social network of website). Leveranciers zoals RecruitR, Recruit2 en TalentTracker bieden (tecnische) oplossingen om referral recruitment te optimaliseren via o.a. social networks.
8. Meet de resultaten
Uiteraard wil je weten wat het referralprogramma oplevert. Zorg van te voren dan ook dat je weet wat je wilt meten. Je kunt denken aan: het aantal aangedragen cv’s, het aantal aangedragen cv’s dat bruikbaar is, het aantal mensen dat in dienst komt n.a.v. het referralprogramma, het aantal mensen dat via het programma binnenkomt en na een jaar nog in dienst is, het aantal medewerkers dat mensen aandraagt als percentage van het totaal aantal medewerkers, het aantal bezoekers aan het referralprogramma-gedeelte op intranet etc. Gebruik de resultaten om het programma te evalueren maar communiceer ze ook intern.
9. Evalueer het referralprogramma
Evalueer geregeld het referralprogramma. Aan de hand van de resultaten (zie 7.), maar ook door een enquête uit te zetten onder de medewerkers over het programma. Waarom doen medewerkers mee? Of waarom doen medewerkers niet mee? Deze resultaten kun je vervolgens gebruiken om het programma te optimaliseren en waar nodig bij te sturen.
Bronnen: AMC Academie | Nr29 arbeidsmarktmanagement & arbeidsmarktcommunicatie 
