Door: Martijn Hemminga
Wat is een briefing?
De briefing is het geheel van mondeling en schriftelijk informatie verstrekken omtrent een opdracht. De briefing is dus meer dan het geschreven deel, de schriftelijke briefing oftewel brief. De brief is het document waarin de feitelijke opdracht wordt omschreven en dat alle relevante informatie bevat voor het uitvoeren van die opdracht. In een gesprek wordt de brief door de opdrachtgever overhandigd aan het bureau met de nodige toelichting. Een goede briefing bestaat uit een schriftelijk én een mondeling gedeelte. Voor een optimaal eindresultaat kan het een niet zonder het ander.
Het belang van een goede briefing
De briefing is de basis waarop wordt voortgeborduurd en is dus essentieel voor alles wat volgt. Bij een slechte briefing is de kans groot dat het bureau niet goed weet wat de klant wil. Het voorstel dat het bureau vervolgens presenteert zal hierdoor niet aansluiten bij de wensen van de klant en worden afgewezen. Een slechte briefing kost geld en tijd, zorgt voor vertraging in het proces en verslechtert de onderlinge verhoudingen en communicatie. Een goede briefing is dus van groot belang voor klant en bureau!
Het briefingsproces
Het ideale briefingproces bestaat uit een vijftal fases.
Fase 1: De briefing schrijven
Voor een brief gelden dezelfde regels voor ieder andere opdrachtomschrijving op rapport. Schrijf de brief zo SMART mogelijk: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Onduidelijkheden zullen vroeg of laat voor problemen en oponthoud zorgen. Leg de brief na het schrijven een paar dagen weg en lees deze later nog eens door: is alles wat erin staat nog steeds duidelijk? En laat collega’s de brief ook lezen. Wellicht zie je iets kleins over het hoofd?
Fase 2: Intern draagvlak voor de brief
Voordat je het bureau gaat briefen is het van belang de interne sleutelfiguren de briefing ook te laten lezen. Sleutelfiguren zijn die personen die in een later stadium het concept van de campagne (mede) goedkeuren. Door hen in een vroeg stadium te betrekken bij de brief, creëer je draagvlak en manage op lange termijn de verwachtingen.
Fase 3: De briefing aan het bureau
Het is goed om een briefing te doen in een face-to-face gesprek met het bureau. In een gesprek kunnen nuances gelegd worden die schriftelijk onzichtbaar zijn. Daarnaast moet het eindresultaat een product zijn van een partnership tussen klant en bureau.
Afhankelijk van de opdracht kunnen sleutelfiguren uit de eigen organisatie aanwezig zijn bij de briefing, maar maak de groep niet te groot. Loop de schriftelijke briefing samen met het bureau door en licht waar nodig toe.
Fase 4: De debriefing van het bureau
Tijdens de briefing wordt afgestemd wanneer het bureau de debriefing af komt doen. Ook hierbij is er sprake van een schriftelijke brief dat mondeling wordt toegelicht. Bij het debrief gesprek is het raadzaam om de samenstelling van de aanwezigen hetzelfde te laten zijn als bij de briefing. Het eindproduct van de debrief is uiteindelijk een betere en/of aangescherpte brief.
In de praktijk levert een debriefing vaak veel discussie op, maar dat is ook de bedoeling. Wanneer de discussie pas in een later stadium zou ontstaan, zouden de gevolgen veel groter kunnen zijn. Door veel tijd en energie in het begin te investeren is de kans op een goed eindresultaat echter vele malen groter.
Fase 5: Monitoring en evaluatie
In de brief staat een planning wanneer wat moet worden opgeleverd. In deze laatste fase wordt de totstandkoming van de campagne gemonitored en uiteindelijk geëvalueerd. Is uiteindelijk alles geleverd wat is afgesproken?
Binnenkort verschijnt het tweede artikel over het briefen van het arbeidsmarktcommunicatiebureau. In dit artikel lees je waar een goede schriftelijke briefing uit bestaat.
Dit artikel verscheen eerder in Werf&, hét vakmagazine over arbeidsmarktcommunicatie. 
